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  C-TPAT安全管理手册
 
 

 

 

C-TPAT安全管理手册

  

 

一、目的

编制此C-TPAT反恐安全管理手册的目的是:为了确保工厂的运作符合C-TPAT的安全指引,为了确保工厂的财产安全,为了防止他人非法利用货物出口和车辆进行走私或者恐怖活动,为了使货物和车辆能够快速获得海关的批准和放行,特制定此手册作为推行和运作指引。

C-TPAT手册会因应海关、客户和C-TPAT的最新需求随时进行修订。

二、职责

为了贯彻落实C-TPAT安全制度在工厂的执行,工厂任命副厂长杨沐先生为专责C-TPAT之管理代表,资材部负责监测货物和交通工具的进出和迁移,保安队长负责厂房的秩序安全,安全员负责C-TPAT的定期或不定期的内部评估。

1、C-TPAT管理代表之职责包括:

a.负责在工厂内推行和维持C-TPAT安全管理体系;

b.负责向工厂内部传达C-TPAT的最新要求以及策划内部的自我评估审核;

c.负责与客户、海关等有关政府机构进行沟通联络;

d.负责根据自我评估、审核和调查所发现之缺点采取改善措施;

e.负责为C-TPAT的推行和维持提供必需的资源。

2、资材部货仓

a.负责监察货物的装卸和流动以及载货车辆在厂内的迁移;

b.负责监察来料的接收、流转和货物的发放;

c.负责监察、调查、分析和报告货物的短缺和盈余。

3、管理部人事行政

a.负责维持车辆货物人员出入厂房的控制(查验、登记、核实等)。

b.负责厂房内的治安巡查和秩序维护,查验/监控员工出入厂房有无携带违禁物品,防止非授权人员、物品、交通工具进出厂房。

4、安全员

a.负责协助管理代表在工厂内推行实施C-TPAT;

b.负责定期执行C-TPAT的内部审核和跟进有关的改善措施。

5、管理部报关

负责货运单证的准备和跟进装货情形;负责与海关/商检部门预先完成办理通关单据的沟通联络。

6、其他部门

下班后锁好门窗、关闭水电,做好货物标识和保存,做好物品的流转控制以预防遗失/损坏;培训员工了解C-TPAT要求。

工厂CTPAT总要求

一、为了符合C-TPAT反恐安全要求以及便于各行业去推行实施C-TPAT,由海关及商贸业界联合制订了有关保安指引涵盖范围包括:

a.程序保安

b.实际现场保安

c.人事保安

d.教育及培训

e.出入管制

f.船运程序

g.运输工具保安

二、为了符合C-TPAT保安指引(Security guidelines),工厂建立了相应的安全管理系统,主要内容有:

1.为了确保C-TPAT安全系统在工厂内的贯彻执行,工厂指定C-TPAT管理代表去负责在工厂内推行C-TPAT安全系统。

2.工厂指定C-TPAT的安全负责人去监察工厂执行C-TPAT的情况,例如实际现场的安全状况、检查货物/车辆/人员的出管制,在收发和付运过程中车辆和货物的安全迁移,在人事保安以及人员培训等方面的情况。

3.为了能够更好地贯彻落实C-TPAT安全系统在工厂内的执行,在CTPAT管理代表的策划下,工厂编制了本C-TPAT手册作为运作指导文件,手册中根据C-TPAT要求制订了一系列的安全政策和运作程,介定了负责C-TPAT的人员以及其职责,并编制实施以下运作程序:

1)实际现场保安程序

a.出入管制程序:人员/车辆/货物的出入管制。

b.人事保安程序:人员的身份背景调查等。

c.教育及培训程序:员工的教育培训。

d.运输工具保安程序:按规定区域停放,追踪和验证货柜、拖车等密封条。

e.货运程序:包括监察货物之进入和移动,适当标记、秤重、核点和货物、设备的验证须符合付货运清单;追查和报告货物的短缺和盈余,处理货物进出的过多、短缺识别以及不能付运或者违规的货物等内容;有程序去指引签署、调换、记录货物在厂房内外迁移流通的监控。

f.程序或运作上的安:信息的传递;电脑信息的安全维护等。

4.如存在异?;虿缓瞎娑ǖ男形?,一般会由负责监测日常C-TPAT的安全负责人(货仓/保安队长)向工厂C-TPAT管理代表进行报告;同时,还可以通过定期的内部审核去查核存在的问题,并向工厂C-TPAT管理代表进行报告。当需要时,也会及时通报适当的海关或者相关执法部门。

5.为了搞好区域治安,工厂会一直与当地执行法规的部门维持紧密的工作联系,包括不定期的见面交流有关治安秩序、员工暂住证等方面的情况。

6.工厂会建立有效的内部和外部联络系统,以便在出现安全意外事件时,能够以最快的速度通知负责内部安全防护人员以及与执行法规的部门(例如公安、海关等)进行联络。

a.  内部安全防护电话有:保安室:808;管理部人事及行政801、805、818;生产部:804、807;工程/品质/资材:806。

b.  外部安全部门电话:匪警(110),交警(112),火警(119),急救(120)。

7.事及行政部负责对安全方面(工业/消防/人员和货物以及交通工具的出入管制)的运作执行定期内部审核;管理部负责对C-TPAT的运作执行定期的内部审核或者评估。

8.工厂根据内/外部审核结果决定应该采取的改善措施,拟订一份改善计划,以界定所有C-TPAT安全方面的弱点和落实有关改善事宜的安排。

9.对于分包商的运输、运输公司的运输等其他服务公司要求其了解实行C-TPAT的意义以及一些基本要求,如送货到本厂需注意和遵守的事项、按区域??砍盗镜?。

10.另外,应实际安全需要,工厂还会执行一些其他有关安全方面的控制。例如委派值班保安使用手持式金属探测器探测出入厂员工有无携带异常金属物品,免费提供工衣制服给保安;规定不能携带违禁物品进入工厂等等。

11.现有辅助性文件,以后将会根椐需要进一步完善和补充。

a.   工厂货物/车辆出入管理程序

b.   招聘管理程序

c.   成品验货、入仓、走货及货物搬运程序

d.   收货程序

e.   货仓周结程序

f.   物料进出程序

g.   利器检查与管理

h.   车辆出入控制等等。

 

实际现场保安

按照C-TPAT反恐安全要求编制实施以下实际现场之保安要求。

1.     工厂的厂房必须安装必需的消防警报和灭火系统,以便能够及时监测、报告和扑灭火险。

2.     工厂所有建筑物所用的材料以及其建造结构能够抵抗非法的进入和外界的侵扰:即不允许使用临时替用物料(例如用绳或木头),不允许有敞开未封闭或轻易可以打开的门窗等。

3.     工厂大门的出入铁闸在没有车辆进出时必须关闭,人员行走的通道邻近在驻守大门的保安,以便检查其身份证件。

4.     厂房外部和内部所有的门窗、大门和围栏都需要关闭(有足够的上锁/防护装置),除非需要打开去进行接收和付运作业。所有进出厂房的通道门口安排保安人员驻守、验证和监控进出的车辆、人员,以防止从这些地方非法侵入。

门户的锁匙保管在管理部及副厂长那里。外来人员或车辆进出以及异常进出事件的报告/记录由保安负责看管。

5.     工厂装设至少6尺(2米)高以上坚固的围栏和围墙去围绕整个货运区域/作业区域,小汽车不允许??吭诨踉俗饕登?。

6.     工厂的厂房周围也装设至少6尺(2米)高以上坚固的围栏和围墙,围栏和围墙的顶端装设尖锐的铁丝或玻璃片,以防止外来非法侵入。工厂的围墙和门户的结构坚固,足能防止或阻挡武力侵入。

7.     在需要时,工厂的货仓和写字楼装有防止非法侵入的监视、警报系统去防护,且具有可靠的可用12小时的备用电池以便能够进行每周7天,每天24小时的监控,安全员每月进行测试是否正常。

8.     所有门窗或者在货仓内的一些打开的门窗中装设的铁网都必须安全、能够预防偷窃?;醪只蛘叽⒋媲虻拿藕屯ǖ佬枰踩苤?。当无人在内工作(例如收发货)时可以上锁,有专责仓务人员负责进出控制。

货仓四周为封闭式、有围栏或围墙可以上锁,非授权人士不能进入、非本仓人士的进出需要获批准和登记、货物进出需要凭有效单据和登记等。

9.     危险易燃物品必须储存在一个隔离、安全、包围起来的区域。

这些储存危险易燃物品的仓库必须有消防和安全防护措施,必须封闭上锁,24小时抽风抽气,内设的电器设备必须能够防爆,装设有足够消防/防护设备等。

10.  为了安全起见,厂房外部安装足够的灯光照明,其照明范围包括停车区域、货仓、装卸货位、主要主干通道和出入口,以及厂房后面周围地带;另外在厂房内部、楼梯间、通道或出入口,均已安装足够的照明灯以及应急灯。

11.  所有的门/窗户/开放的地方都需要上锁,或者装设一些摄像头和警报器进行监控,或者安排保安岗位驻守,以预防未被授权的人进入厂房;同时,还可以通过装设一些监控装置,例如通过设立保安岗亭或者中央监测控制系统去进行每天24小时/每周7天的侵扰防护/夜贼警报防卫。

12.  在需要时,工厂会考虑设立可操作的有监控和记录功能的CCTV(中央监控电视系统)去监测工厂的装卸货位、所有通道和出入口,包括在装卸货位的内部和外部进行装卸,??亢痛⒋娴幕豕?/SPAN>/货车,紧急出口或者某些客户指定需要装设CCTV的存货仓位。

如果采用CCTV系统,则该系统的记录能力需要提供至少30天的高质素画面和需要配备备用的瀑急发电机或可用12小时的备用电池(每周7天,每天24小时)。这个CCTV系统和记录必须安全地存放和非授权人员不能接近。CCTV的预防维护至少每个季度进行一次。

13.  为了工厂和员工的安全,工厂设置和张贴了足够的安全警告标志:例如严禁携带火种入厂、严禁携带利器入厂、厂区内严禁吸烟、厂区内车辆需要限速行驶(时速不超过8公里)、厂房内/上落楼梯时不得互相追赶或推拉扯。

14.  车辆和人员出入控制程序

a.   车辆、人员进出厂房出入口,货运装卸位,写字楼等岗位,需要配备专职保安人员驻守进行出入管理控制,或者可以配备电子出入控制系统,有限度的进入/访问只能是那些需要在区域内工作的人员。出入管制系统的最低要求是保存至少6天的记录。出入管制系统的设备必须安全。

b.   所有职员在出入厂房时,都需要出示/配戴贴有本人相片的识别厂牌,获批准的访客需要出示证件以显示其访客的身份;所有访客都必须进行来访登记,获得授权人士的陪同,方能进入厂区相关范畴。

c.   对于出入控制中发现的违规行为(例如未能出示有效证件而试图非法/强行进入厂房等)需要予以记录和报告上司。

d.   人员/车辆也入厂区具体运作可参阅员工/来宾出入控制、工厂货物/车辆出入控制以及车辆出入控制等相关文件规定。

15.       工厂建立内部、外部的通信联络系统去指导内部安全人员或者当地政府部门(在显眼处张贴电话号码)。工厂在厂房现场设立保安室,主要负责日常保安和秩序巡查以及紧急事故之应变处理等工作。其24小时内线办公电话为808;办公地点设在厂大门口。

16.       在厂区大门口驻守的保安,除了负责监控、查验出入厂区的车辆、人员之外,还需要引导进入厂区的车辆正确停泊在指定区域,杜绝乱停乱靠现象。装卸位,货物收发处必须与车辆的停放处进行隔离。

17.       保安队长负责指派白天和夜晚的巡逻保安员,定期定时执行巡逻,查验厂区内外有无异常现象(主要检查内容包括:门///围栏/围墙有无损坏、有无不安全隐患、有无可疑人员等)。

有关巡逻情况应记录在巡逻登记簿上,如有突发、异常的事件,则须即时报告上司处理。

18.       为了防止工厂之财物损失以及确保员工没有携带违禁物品(包括利器、香烟、打火机等)进出厂房,工厂会在厂房的出入口设立保安,利用金属探测器检查进出人员的随身物品,查验出外出放行条。

19.       采取适当的措施以预防未被授权物品的迁移和出入。

20.       各员工在厂区内需要配戴厂证以供识别,在厂房内则需要穿工衣和配戴厂证以供识别,进出厂房上下班都需要打卡。

21.       为预防未被授权的人员接近电脑系统,各部门必须妥善管理自己的电脑,在暂停操作时退出自己使用的用户或者关闭电脑。

保守电脑密码,定期或不定期更新电脑密码。

22.       各部门需要编制值班安排表,安排好每天上下班负责开门、锁门、关窗、关水电的负责人。同时,在下班后,这些负责人需要按照规定一丝不苟地认真执行值班事宜。

夜班巡逻保安应负责监察各值班人员有无做好值班工作(下班关闭门、窗、水、电气等),如有疏忽职守的,会予以警告、严重警告、记过等处罚。

 

出入控制

按照C-TPAT反恐安全要求编制实施以下出入控制安全要求(包括车辆、人员、货物等)

一、车辆出入控制程序

1、   车辆入厂

a.   外来车辆进入厂区前必须经过验证才能入闸,非经验证确认不能放行入闸,同时需要有保安引导其将车辆停泊在指定的??壳?。

b.   对于车辆司机身份的识别,目前一般是通过验证其身份证、厂牌、驾驶证和记录车辆之车牌号码的方式进行。在查验之后,会派发一张绿色的《车辆出入卡》给司机作为进入凭证。

c.   对于本厂车辆进入厂区,车辆司机应正确配戴厂牌才可允许入厂。

d.   保安必须及时做好车辆入厂记录。

2、车辆出厂

1)本厂车辆出厂

a.   本厂非载货车辆出厂需要凭管理部签发的《用车申请单》,经值班保安查验才能出厂;

b.   本厂载货车辆出厂需要凭货仓部开出之《货物出厂许可单》,经值班保安查验才能出厂。

2)外来车辆出厂

a.  外来非送货车辆(例如接送客人/职员出差)出厂需要凭入厂时派发的《车辆出入卡》,经值班保安查验才能出厂;

b.  外来送货车辆出厂需要凭货仓部开出之《货物出厂许可单》,经值班保安打开载货车厢查验核实才能出厂。

3、车辆在厂内之??靠刂?/SPAN>

a.  管理部负责规划车辆之??壳?。一般可根据实际情况划分为A区(本厂车辆??浚?、区域B区(外来访客车辆??壳颍?、C区在货仓门口(普通货车装卸货区)、D区(货柜装运成品区)。

如果??壳蛞淹2绰盗?,则厂保安需暂时放行车辆进人厂区;必要时,可要求车辆暂停泊在厂外附近区域。

b.  各类车辆应按照指定区域停泊和作业,大门值班保安负责指引各类车辆司机在进入厂区时按照指定区域???,确保车辆??壳虼τ谝桓霭踩?、隔离的等候状态。

4、具体运作参看货物/车辆出入管理等相关程序。

二、人员出入厂控制程序

1工厂通过核查进出厂区人员的厂牌、身份证件等方式,预防未被授权人员进入或者靠近厂房或运输工具。

2.本厂员工出入厂

a.  雇员在进出厂房时,都需要配戴厂牌和穿上工衣识别,以及上下班时在保安的监督下打卡。

b.  在厂区范围(包括饭堂、宿舍等)内,雇员都需要配戴识别厂证以供查认,对于没有按要求配戴厂证的员工会被提醒配戴厂证或验证厂证,如屡次违反,会受到教育、批评、警告、记过、解雇等处分。

c.  员工配戴和识别的厂证上必须贴上员工本人的一寸免冠正面相片方为有效,不可张贴艺术照或其  它不符合规范的照片。

3.访客(包括施工人员)出入厂区规定

a.   被授权的访客在经过保安/接待处员工的身份核实之后会以配戴贵宾卡、来访证等方式识别。

b.   人事及行政部需要保存来访的访客/供应商提供识别证件所作的记录。

c.   所有进入厂房的访客都必须由有关部门/指定人员全程陪送。

d.   属于施的人员,则会由维修部专责人员从旁全程监察陪同,且外来施工单位/人员和须签定《施工安全协议书》,知悉本厂及国家法律法规有关安全生产的规定。

e.   外来人员出厂时,需要将来访客、贵宾卡等交回给厂大门保安员并在出入记录本上签署。

三、货物出入控制程序:

货物之出入管制参看货运保安这一节内容所述。

四、生产、装配和包装区域的安全控制程序

为了生产装配和包装区域产品的安全(如质量、数量符合要求,不夹带异物等),需要作出以下管理规定:

1.进出生产装配和包装区域不能携带包裹,不能携带违禁物品(包括打火机、香烟、利器、项链、戒指、首饰、硬币、食品等)。

2.生产装配和包装区域的所有原料和零部件都需要有帐册记录(记录产品物料的名称、编号、数量、出入单据记录等)。

3.生产装配和包装区域的所有原料和零部件都需要有清晰、容易辩认的状态和数量标识(如合格、不合格、待验、待包装、待返工等状态以及数量)。所有入仓的成品需要有入仓单记录且必须详细记录有关数量、编号、名称、箱号等)。

4.所有生产、装配和包装区域都可根据需要配备可上锁的门以及可以关闭的窗。工场需要安排每天的值日生于下班后关闭所有的门窗、水、电、气等。

5.如果需要,可考虑在生产、装配和包装区域设立安全保安人员或者安装CCTV监控系统,以便监控在这些区域内员工的操作安全。

 

货运和运输工具保安

一、付运文件资料的准备和处理程序

1、如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司:

1) 资材部PMC按照客户之交货期跟进生产工场的进度,在规定交货期前3天,如果尚未收到有关付运的资料,则则报关员应与客户联络了解有关货运公司、走货船期、船公司、货柜等。

2) 在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后,报关员就应发出付运产品之资料Booking传送给货运公司(FAX或专递等方式)。

3) 在走货前2天,报关员一般会收到船公司的一份Booking资料,依此做好出货前的资料Shipment Note给货仓成品负责人备货,在出货当天报关员应根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署,然后签署“货物出厂许可单”放车出厂。

2、如何确保收到足够的信息资料(查PO以及与客户联络):

为了能够准时、准确地交货给客户,做好出货前的准备工作非常重要,为此,统筹出货的部门--资材部与报关员需要按照客户的走货期,提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。

为了能够收到足够的出货信息资料,资材部PMC需要根据客户之PO或与客户沟通联络,以便报关员提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等,收到Booking资料在走货前2天,资料仍不齐全,则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。

按期、按时正确准备好出货资料是资材部PMC/货仓和报关员工作职责中的重要一项。

3、如何验证按期付运货物的程序

由资材部PMC根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期,然后与报关员联络预定车辆/货柜?;跷镉蟹癜雌诟对酥饕谰?/SPAN>Shipment Note上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。

Shipment Note上应详细填写付运资料,如车辆号码、走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEM NO、PO NO、司机装货后签名确认等)。

二、如何在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理程序

1、在进入付运工作的过程中,如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符,或文件资料有错误等,需要及时更改有关资料,例如重量/数量错误,则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等。

2、正常情况下,资材部或报关员收到客方资料Shipment PlanShipping Order,为确保出口资料正确无误,如属新货,报关员需通知资材部货仓先取一箱成品过磅,复测总重量是否跟出口集中报关清单资料相符,如有不符,不可放车离厂,须立即通知报关员复核是否需要更改资料。

3、资材部货仓收到Shipment Note及出口清单(即出口集中报关货物申报单)后,在走货前,出货人员必须核对实货与Shipment Note资料是否一致,并核对实货与成品检验数量是否一致,如有不符,立即联络PMC/报关员/品检QA等有关人员查询,否则不可安排装柜,直至复查OK后方可进行装柜。

4、经货仓复核及于Shipment Note填写上有关车辆资料并签署后,报关据此开出《发票》给厂长或总经理批准后,传送给客户、会计,保存底备案。

三、接收和处理来料/货物的程序

1、接收来料之运作是:首先根据供应商之送货单核对本厂PO,然后点数、秤重,打印GRN作待验,由品检人员检验、标识,合格后转合格品仓,并按检验状态和货物类别储存在适当仓位。

2、不符合PO(例如超PO、无PO)的不收,待验、合格、不合格的货物会按检验状态和类别隔离摆放在不同区域等待处理。

3、一些高度危险的物品(例如易燃易爆的化学溶剂等)会专门储存在危险品仓,非经授权人员批准是不能接近和进入危险品仓。

4、详细运作程序可参看收货控控制、物料进出控制、货仓周结管理等程序。

四、如何跟踪厂内厂外(付运成品)货物的流转程序

1、厂内货物流转的跟踪:厂内货物的流转主要在各仓、工场、组别之间流转,凡是进出都会有相应的发货单或领料单或成品转运单支持和跟随以及电脑记录。

1) 为了能够识别货物,公司建立了独特的编号系统(Part Number System)对于不同工序、不同类别的制品都会有独特的物科/产品编号,而每一批物料/产品都会有自身之状态标识,如注明物品名称、编号、数量、日期等,如属于成品,则有成品检验报告并注明该批成品的Date Code等资料。

2) 为了能够清楚反映每一笔货物的进出去向和结存,工厂已设立电脑系统去输入和记录每一笔货物的进出情况:包括供应商名称、货物进由日期、货物名称、编号、数量等;同时,每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。

3) 货物在厂内流动迁移会有领料单、发料单的支持和跟随,单据上之资料和内容(例如:名称、编号、数量等)会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动,也会有内部发货/领料单做支持和追踪。

4) 如果发货给外发厂,货仓部会根据委外加工电脑记录的资料开出外发单备料,再转开送货单给外发厂签收,这些单据上的资料和内容也需要与货物上的标识相一致。

5) 为了如实反映存货的状态,每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成入数。

各部门/各分仓每个月都会做一份月结,以反映本部门/本仓位的存货情况。同时,电脑记录上可以即时查阅已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓位等。

6) 各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数;同时,资材部PMC每周安排人员去抽查各分仓盘点后打印的周结报表帐存数的准确性,并通过每周、每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余,然后根据实际情况向公司报告和申请帐存数的盈亏调整。

7) 库存成品都会张贴成品检验状态标识,明确客户名称、产品名称/编号、订单、数量以及QC检验的结果等。当安排装运成品上货柜时,载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资料,以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。如果是成品出货,则按成品验货、入仓、走货及货物搬运程序相关规定执行。

8) 根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录,可以跟踪货物的流转。如果客户还需要更详细的跟踪,则会编制个别具体的追踪工作指示去作为货物追踪的操作指引。

2、如何跟踪成品/物料的付运

1) 每批成品付运会有Shipment Note和出口清单等资料记载Shipment Note上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料,以及要求司机签署。根据Shipment Note可以追踪付运成品的去向。

2) 每批物料/制品向外发货前,货仓都会依S/O记录,货仓会据此开出外发单从相应的分仓提货,然后开出送货单交收货方签署盖章。

送货单等单据上都注明所发的物料/制品的详细资料(如名称、编号、数量、日期、收货方等)。根据S/O、PO、送货单等资料,可以追踪物料的去向。

五、装运区域的安全和货柜的验证、密封控制程序

1、为预防货物的遗失或者未被授权付运的物品的传入,工厂货仓部会按照有关成品验货、入仓、出货及货物搬运等有关规定、收货管理、货仓周结程序等程序去作为运作指引,确保运作过程的安全和符合运作要求。

2装运区域的安全控制

1) 为预防货物的遗失或者未获授权或者未被付运的物品的传入,成品货柜的装运和收货的区域必须有清晰介定划分,如C区为装卸货区,D区为出口成品的货柜装运区等,并只能允许那些被明确识别在此区域内工作的雇员(货仓、收发货组及仓库管理人员)才能进入和作业。

2) 为了确保没有被授权或者被确认的人员无端接近付运和收货区域,资材部货仓会在显眼地方(如货仓门口)张贴收发货程序/告示去告知有关注意事项,以及在收发货区会安排有值班保安去检查和监测:非授权人士有无进入仓库区、收发货过程是否正常、车辆有无异常等等。

3) 外来人员的货车和私家车需要按规定??吭谥付ㄍ3党?,防止??拷善犯对撕突跷锎⒋媲?;当需要进行收发货时,按照指定区域和指引进行收发货。

4) 在需要时,工厂将会考虑设立可操作功能(例如有监控和记录功能的)CCTV(中央监控电视系统)去监测、记录??吭谑辗⒒跚?、成品/货柜装运区域以及工业区内停放的货柜车、拖车的装载过程。

3、装运货柜/车辆的验证和密封措施控制

1) 装运来料货车在进入厂房时,需要经过大门保安的验证和登记,装货出厂的货车在出厂时,需要向大门保安提交车辆/货物出厂放行条和打开车厢接受装载货物的核实检查。

2车辆到厂后,保安及货仓人员应负责引导车辆临时停泊,然后通知PMC和报关员核对司机和车辆的资料,报关人员会发出Shipment Note,通知货仓核对应装运成品和做好装运准备。资材部PMC根据船公司的Booking资料核对/验证司机和车辆的是否为授权装运货物指定司机和车辆(一般会检查司机的黄薄和车辆号码等),确认无误后,通知货仓准备装运成品/货物。

3) 车辆到厂后,通知报关员车辆已到厂,货仓负责装车,资材部PMC和报关员监督。为了预防没有被授权的人员或者物品进入货柜/拖车,在进行货物装卸时,都会有专责人员现场监察装运情况(如记录/核实装运时间、点数、指点装运方式等)。

在装运成品时,还会根据客户不同的要求对装卸过程和货柜情况进行拍照等。在装卸过程中,无关人等一律不准在旁观看及进行有关操作。

4) 在装货前要清扫干净,车辆保持干爽。如果有漏水的地方要修补好,若发现有铁钉突出、生锈、漏水或其他外来物质等,应即时处理,不能处理时通知上司处理。

5) 在进行装货时,应按照客要求,如应按照Carton No顺序进行装柜,并且须留意Carton No顺序是否混乱、漏写或漏贴;是否漏贴客户的Labelbar Code;DateCode是否打反、打重复、漏写、漏打、模糊不清、打错;成品外箱是否有油漆、胶水、墨汁、泥尘、人为脚印、烂孔、变形、打折、被涂写、湿过水、漏封胶纸、明显的胶纸头、封箱后裂开、暴露出箱内货物、箱嘜上贴有不必要的贴纸、箱嘜印错位、漏印、脱落、贴嘜不平整等情况。

6) 若发现有上述情况不能入柜,应立即通知上司,上司得到通知后,在最短的时间内解决,必须保证产品质量并知会当值看柜QA人员,必须注意在装一种货时,其中是否渗有另外一种货或几种货,每人必须认识、熟悉装某一种货的外箱箱嘜、形状,必须保证装一种货属同一编号、名称、国家等,各理货员亦应特别注意此问题,各装货人员应留意装每种货时,每箱货的重量(可以衡量),若发现或怀疑漏装的情况,不能入柜。必须通知其上司,由上司和当值看柜Q人员、理货负责人、工场负责人共同解决,并通知资材部PMC或相关负责人。

7) 在装柜过程中,正常情况下在货柜装至1/2时照一张相,在装满柜时照一张相,这些相片须保存1个月。如果客户有特别要求,则按客户要求执行。

8) 为了货物安全,所有的拖车/货柜都有立体围墙式的构造和处于良好状态,货仓搬运组人员在进行装卸作业前必须要确保拖车/货柜符合此要求。

9) 拖车/货柜在完成装卸后需要适当地密封和/或上锁,以便在启程前后不会被非法干预。

10) 完成装柜后,关门锁上(并贴封条,如果有需要)并记录在付运文件Shipment Note上和保存)密封号码之录,以及在到达目的地时需进行验证。

封条需要保存至上锁过关待海关查车,需要时才能打开,查柜后,封条作废;通过海关检查后重新上锁交柜,以预防非授权的接近。

11) 为了确?;跷锏耐暾桶踩ǹ?/SPAN>/满)货柜必须上锁和必须有司机在车上驻守监测,以及在装运货物上车前,必须先做检查,然后才能进行货物装卸,以预防未授权的进入;偷窃或者不属于载货清单或者未授权的物品的进入。

12) 装运来料和成品出货的货车或货柜车在进入厂房时,需要经过验证和登记。在出厂时,普通货车需要向大门保安提交货物出厂许可单和打开车厢接受装载货物检查?;豕癯翟蛐枰虼竺疟0蔡峤换跷锍龀砜傻ズ筒檠榛豕癯迪岬拿芊馓酰ㄓ蟹裉喂蹋?。

13) 当货柜/货车进入厂房后,货仓工作人员负责引导货柜/货车进入指定装卸位准备装卸货;如果尚未轮到安排装卸货的,则会安排于临时停泊位等候。

14) 货柜/货车在等候/装卸货期间,应有货仓搬运人员负责监察货柜/货车的行踪,未获货仓批准,货柜/货车一律不能??拷靶痘跷?,以防止出现装错货等误差。

15) 参考程序:成品验货、入仓、出货及货物搬运等程序

七、记录、报告/分析货物短缺、盈余、损坏的程序

1、资材部货仓/生产工场通过收发,装卸货之点算、以及日常之盘点,发现货物出现短缺,盈余、损坏时,属于货仓负责范围的,会由资材部厂长、总经理及有关部门报告反映;属于生产工场负责范围的,会由其部门主管向厂长、总经理报告。涉及成品走货的,会由资材部PMC和客户联络,如果需要报告海关等政府部门的,会由报关员负责处理。

2、当货物发生短缺/遗失时,如果会影响到客户之走货期或者属于客户供应物料的,则会由资材部PMC负责向客户报告。

八、接近/使用信息资料/电脑安全维护/信息的安全传递和保存控制程序

1、为了确?;跷锏耐暾桶踩?,成品包装区域一般都会安排在显眼的区域并且同时有许多员工一起操作,以及有组长、科文和主管从旁监测员工之操作情况,而在员工出入厂房时也有保安进行检查(如有无携带违禁物品和公司物品出厂)。在需要(客户有要求)时,会考虑安装一些用作监测控制的反偷窃措施(例如闭路电视)。

2、   载货清单可由资材部PMC安排人员或专递方式完整、清晰、正确、准时地递交给客户。

人事保安

为了维护工厂的利益,确保所招聘的员工都尽可能是诚实可靠、无犯罪史、无不良嗜好(例如吸毒、酗酒、嗜烟等)人员。在招聘员工时,除了按照有关人员招聘管理程序执行之外,还需要执行以下补充规定要求:

1、在新员工入职前,会进行严格的身份验证:

1) 通过专门的身份证查验机核实身份证之真实性;

2) 核实身份证持有人与身份证、所提供相片以及相关毕业证书或者健康证/计生证等证的一致性,确认是否其本人;

3 通过查问/验证新员工培关出生年月、地址、以及家属和毕业学历等方式,核实资料和人员的真实性;

4) 通过笔试、面试核实新员工是否具备相应能力;

5) 通过宣传栏、培训宣传等多种方式宣传持假证件者会被解雇,鼓励员工积极举报等方式杜绝持假证件者非法进入工厂;

6) 如需要(一般为财务人员、司机、报关员或者某些特别职位的员工)会由管理部负责通过电话与当地公安部门/居委会联系验证,或要求员工提供《户口簿》、《无犯罪史证明》等方式对员工的背景进行检查,或者要求提供担保人(本地户口)。

2、必要时,对于工厂的保安,会与当地政府部门(如XX保安公司)签署保安服务协议,由XX保安公司委派保安负责工厂日常的保安事宜,这些保安一般属于退伍军人并在保安公司接受过专业培训,同时会由XX保安公司为其提供担保和背景调查(通过电话或函件等方式核实其没有犯罪等不良背景或不良习惯)。

3、如需要,工厂会要求/安排临时雇员和长期雇员进行有无吸毒的测试。对于高级职员或财务、报关、司机等部门人员,公司都会进行背景调查,以确认其身份、资料之真实可靠性,必要时要求其提供担保人(本地户口)。

4、所有的雇员(包括在试用期内和满试用期的员工)都会得到C-TPAT等方面的安全培训,同时都会建立保存一份员工个人资料的档案(包括身份证复印件、毕业证复印件、个人相片、填报资料等)。

5、工厂会遵守和贯彻执行各客户的COC(供应商行为守则)文件,同时也因应客户需要制定更加严格的工厂守则。

6、为了能够维持公开、公平、公正的管理体制,公司已建立企业文化去教导和鼓励员工积极报告异常和坏事,并且设立了多种渠道提供给员工向公司最高管理层反映各类事件:

a、意见箱:钥匙由管理部人事直接持有,每天会定时打开意见箱取阅员工的意见书,并会作出回复;

b、员工代表由员工直接选出,代表透过直接与工厂管理代表沟通汇报的方式反映员工意见;

c、通过拨打电话反映意见等。这些举报方式可以使用匿名的方式报告坏事和提出建议。

7、   对于因严重违规而被公司解雇的雇员或者被终止合约的分包商,管理部需要提交其资料(相片、姓名等)给厂房大门保安以便监察和防止其后期非法接近/进入工厂的厂房。

 

教育培训

一、教育培训要求

为了维护工厂和员工的生命和财产安全,为了使全体员工都具备相应的安全意识,为了贯彻落实C-TPAT反恐安全要求,需要按照以下要求做好相关教育培训工作:

1、所有的雇员(无论在试用期内或已满试用期)都会得到C-TPAT要求之有关培训,包括实际现场保安、出入管制、货运保安、运输工具保安、人事保安、以及认识C-TPAT之意义等方面。

2、工厂会遵守和贯彻执行各客户的COC(供应商行为守则)文件(例如ICTI守则),同时也会因应需要去制定更加严格的工厂守则。以上这些客户之COC、ICTI守则或者本厂的守则,都会透过相应的培训、宣传对员工进行教育培训。

3、公司所有重要的高层雇员须具备防止被欺骗的应变能力和技巧,对于电脑安全方面的维护也须经过培训。

3、   对于存在的问题,会通过再教育培训、或者适当的警告、严重警告、记过等处罚方式去达至改善。

二、教育培训基本内容

自从美国发生9.11事件后,世界上时有发生的恐怖事件,恐怖活动已经影响到全球经济的发展。为了保证我厂财产和员员工身安全,回应C-TPAT海关商贸反恐怖计划,保障本厂货物在运输过程及至到海关结关时不会推迟,推行全员安全意识显得尤为重要,现编订安全和反恐意识培训,提纲如下:

1.向所有员工说明进出大门及在厂区内佩戴厂证的重要性,旨在有效控制非准许人员进入本厂。

2.所有进出厂区人员的携带物品必须接受保安人员的安全检查,禁止危险品﹑违禁物等非准许物料的进入,同时有效避免公司财产的流失。

3.向所有员工说明随身携带的私人物品不能带进工作场所,以便有效控制非认可物品放进成品。

4.培训员工识别内部阴谋。如:密谋盗取公司的物料或成品货物;故意将成品调换;不按规定进行包装;不怀好意地将违禁物品放入成品包装箱等。

5.通过培训,使员工认识到日常生产活动中,要保持货物的完整性及物品需检查后方可进入。

6.教育员工非经准许,不得乱窜车间,更不得擅自进入以下重要区域:仓库﹑成品仓﹑货物装卸区﹑运输区停泊区﹑发电房﹑化学物品贮存区﹑油料库等其它持有“危险”和“未经授权,不准进入”的警示性标识的区域。

7.教育员工立足本职工作,爱岗敬业,?;す静撇?。平时对自己所运用的工具和操作的机器设备要按要求进行操作和保养。如发现异?;蛩鸹涤笆毕蛑鞴鼙ǜ?。下班前要整理好工作位,关好临近工作位的门窗。

8培训员工认识我厂常用的化学品物质的特性,派发化学品安全数据MSDS,学习有关使用﹑贮存及伤害处理方法。强调在使用前应看清相关的警示标签,避免非法接触。

9.加强对重要岗位人员的培训,特别是保安人员﹑仓管人员﹑报关人员﹑装卸工﹑物料员需进行具体的安全培训。

1)仓管﹑物料员要对本车间的贵重物品加以?;?,贵重物品要放在指定的铁柜里,上好锁,定期检查,做做好相关记录。

2)仓管人员﹑各车间物料要对本车间物料做到进出﹑储存﹑账目数量一致。并定期盘点,如发现货物有毁损﹑丢失﹑短缺﹑剩余等要及时向主管人员报告。

3)仓管人员﹑装卸工要认识到自己岗位的重要性,装卸货物时要凭单收发货物,保持高度警觉,确保非货单物料的进入,协助保安人员监督﹑控制非许可人员进入装卸区域。在装卸的过程中,如发现可疑现象或不明货物要及时向主管或厂长、总经理汇报。

4)对保安人员要重点进行安全和反恐培训,在强调遵照保安岗位职责说明书的基础上,结合不同时期的恐怖活动的特点﹑动态来探讨﹑研究﹑制定反恐安全措施方案。

10.特别教育员工提高安全意识,全员参与安全控制。厂区内,如发现没配戴厂牌、来访证、贵宾卡、临时厂牌等,且面孔陌生或形??梢?,有携带危险品进入的可疑现象,应及时向车间主管或行政主管人员报告。

11.向所有员工通告我公司的反恐举报方式,紧急事件联络人名单和联系电话号码。鼓励全体员工积极监督﹑踊跃举报有恐怖怀疑的现象。如:违反厂规厂纪的行为,状态异常﹑形??梢珊屠锝崤上窒?;密谋内部阴谋;涉嫌参与不明组织;与外部勾结有恐怖倾向的。

12向员工宣传实行有奖举报,提高大家参与反恐积极性,对提供有价值线索的员工给予一定的奖励,且为举报者保密,保障举报者的人身安全。

 

其他补充要求及对分包商要求

一、其他补充要求:

1装运货物的货柜或货车不能停留在非装卸作业区域,车辆驾驶仓和点火的锁匙必须始终安全地保存(司机负责保存),以免非授权人员在任何时间内有机会使用,此项规定需要介定在所有供应的协议中。

2工厂需要确保所有在货柜和车辆上发生偷窃事件后的24小时内都会及时向客户、公司管理层报告,并做出处理。

3所有的信息和信息系统(包括客户的付运信息等)都需要安全存放和控制,以防止未授权的使用。

4工厂需要通过客户详细界定的联络/访问路径去报告:所有已觉察的遗失、偷窃、毁坏事件或者其他影响准时和/或全部付运产品的情况。在此事件中的拖车/货柜,偷窃情况必须在发生明显迹象的8小时以内报告公司和受影响的客户。

5所有的事件的详细情形都需要以当地适当的表格去编制成文件以及迅速地通过已被界定的联络/访问路径向客户的指定代表报告。

6付运的单据文件,在适当时候,将会按照客户的需要提供,而且不能迟于客户提出需求后的48小时内。

二、如何向供应商传递C-TPAT要求

透过传递C-TPAT反恐的基本要求和定期审核其执行情况的方式,确保供应商能够参与和了解以及配合C-TPAT反恐安全管理运作。

供应商C-TPAT最低安全要求:

1、目的:

响应全球各界反恐怖行动,确?;跷锊撇?/SPAN>/人员安全,确?;跷?,交通工具快速付运。

2、对供应商C-TPAT的基本要求:

1) C-TPAT的遵守--供应商有责任去履行C-TPAT的要求。

2) 供应商需要在本公司的产品上执行预防遗失和报告的程序。

3) 供应商需要允许本公司的审核员在其工厂执行安全和质量方面的审核。

4) 供应商有责任去确保跟随C-TPAT指引的变更以及符合所进行的变更。

5) 供应商有责任去进行C-TPAT方面的自我评估,并向本公司报告在C-TPAT方面未能完全符合的事项,我们会视乎实际需要给予供应商一个有限度的改善期限。

3、管理职责和支持

1供应商需要指派一个或多个安全经理去负责联络本公司,了解和推行C-TPAT,并负责在其内部执行自我评估、审核和调查,并制定相应的改善措施。

2安全的过程和政策需要使用文件形式去介定和适当张贴,并需要做好防盗措施。C-TPAT程序需要被推行以防护未列入付运清单的物料会被传入供应链。安全控制包括:监控货物的传入和迁移;适当标识、秤重、计算、验证核对货物/货物设备是否符合装运清单;监测和报告短缺和盈余;有程序去指引如何处理随附在货柜、货车上的封条。监控进出迁移的货物。

4、实际现场的安全

1) 供应商的厂房必须装设必需的消防警报和灭火系统,以便一旦发生火警可以即时监测和有灭火能力。

2) 供应商的厂房必须有坚固的围墙/围栏?;?,围墙/围栏大约高2米(6尺)。其厂房大门出口在没有货车进出时必须能够关闭。

3) 对于进出货仓、装运区域的人员和车辆,必须实行出入管制措施。

4) 所有的门户必须关闭和上锁,除非需要进行收发装卸货才开放。

5) 员工需要出示和配戴厂证。所有获授权的访客必须出示能够识别其身份的证件。

6) 所有访客必须签到和有人陪同才能进入厂房。

7) 如果可以,应该装设一个能够24小时运作的CCTV(中央监控闭路电视)去监测内部/外部的人员/货物进出情况。

8) 供应商的厂房需要安装足够的安全照明,以监测整个货仓、出口的情况。

9) 门窗需要装设铁条/铁网,以预防出现入室行窃。

10)  厂房的围墙和门需要坚固,以防止使用武力非法强行进入。

11) 危险物品/高价值的贵重物品必须妥善/安全储存。

12) 供应商厂房需要配备内部/外部的通信联络设备,以便需要时联络内部的安全人员或者外部的执法部门。

5、人员安全教育,培训

1) 供应商需要对员工的背景、身份进行调查和验证,以确保员工的身份的真实性和清白。

2) 需要有一个培训程序去教导员工认识什么是非法进入、如何维护产品的完整,防止外来物品的非法进入等。

6、遗失预防要求

1) 供应商需要确保在24小时内向本公司报告有关产品或者货柜/货车的遗失事件。

2) 装运的货柜/货车需要按照指定位置停放,汽车/货柜的锁匙必须时刻由司机亲自保管。

3)  车辆到本公司装卸货或人员到本公司公干时,需要遵守本公司的出入管制程序。

 

 

   
 
 
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